3 dicas matadoras para fazer to-do lists

Há alguns meses atrás comprei vários post-its (comprem os originais, comprei a marca "stick-notes" e eles não ficam grudados na parede/painel por nada) para organizar as demandas do And After e da loja de camisetas do Eu Compraria! e isso me ajudou bastante a definir melhor as prioridades e mensurar o tempo de algumas tarefas.

Kanban

Meu (extinto) kanban board.

Desde que trabalhava apenas como autônomo sempre fui acostumado a trabalhar com listas de tarefas, me ajudam a raciocinar, priorizar e, principalmente, focar nas tarefas que precisam ser feitas.

Há algum tempo li um post interessante (leia aqui em inglês) que explica como listas de tarefas podem prejudicar sua produtividade, então resolvi escrever algumas dicas de como organizar uma boa lista de tarefas para que ela seja amiga e não inimiga de sua produtividade.

1. Quebre as tarefas corretamente

No scrum, uma das atividades essenciais para completar os objetivos é quebrar as tarefas de forma correta. Ás vezes começar uma tarefa muito grande é intimidador e você acaba procrastinando, então levante o que você precisa fazer para completar aquela tarefa.

Vou exemplificar com algo comum a todos: arrumar a casa. O nosso objetivo é ter a casa arrumada, mas uma tarefa "arrumar a casa" é intimidadora, envolve muitas coisas. Se eu chego em casa a noite, cansado, e penso "tenho que arrumar a casa" é muito fácil eu optar para deixar para amanhã. Se eu quebrar em sub-tarefas, isso facilita muito:

  1. Lavar a louça
  2. Arrumar minha cama
  3. Varrer a sala
  4. Dobrar as roupas

Eu posso chegar cansado, mas penso: preciso lavar a louça, vai levar só alguns minutos. Executo essa tarefa com facilidade e talvez isso me estimule a continuar com alguma outra tarefa menor, como varrer a sala. Não preciso executar todas as tarefas de uma vez mas completo parte de um objetivo maior com o tempo que tenho disponível.

Passe esse exemplo para seus projetos no trabalho e na vida e você vai perceber como você consegue fazer mais se focar em objetivos menores a cada tarefa realizada.

 

2. Não trate sua lista de tarefa como achievements

Claro que completar sua lista de tarefas é um objetivo, mas quando você passa a "maquiar" as tarefas para ter a sensação de objetivo concluído você deixa de produzir de verdade. Esse é o modo mais fácil de tornar sua to-do list uma parceira da procrastinação.

Esta dica é complementar a primeira, pois trata-se de evitar quebrar excessivamente as tarefas a fim de torná-las tão pequenas que sem fazer nada você já fez alguma coisa.

Procrastinadores profissionais utilizam a lista de tarefas como ferramenta para auxiliar no alívio da consciência, suas listas envolvem tarefas como:

  1. quebrar as tarefas da limpeza de casa
  2. escrever a to-do list desta semana
  3. planejar como executar a to-do list

Claro que estou exagreando, mas creio que você entendeu a idéia e o perigo que sua produtividade corre quando você se engana e pensa que ao finalizar uma lista como essa você realmente foi produtivo.

 

3. Planeje as tarefas

Algumas tarefas mesmo quando quebradas são complexas de serem executadas e algumas são complexas de mensurar se estão prontas ou não.

Uma boa forma de lidar com isso é especificar passos a serem feitos para execução da tarefa. Eu particularmente gosto de ler minha lista de tarefas do dia seguinte, pois isso me permite planejar e antecipar possíveis empecilhos. 

Continuando no exemplo de arrumar a casa (que poderia ser entregar um site, fazer uma ilustração, escrever um texto publicitário ou entregar a planta de uma casa), para lavar a louça sei que preciso de sabão e esponja, se no dia anterior eu prevejo que pode não ter sabão eu evito a frustração de tentar executar uma tarefa e não conseguir.

Sua lista pode ficar um pouco maior com especificações, mas ficará mais "legível" e bem mais fácil de ser executada!

 

Dica bônus

Quando for executar tarefas foque nelas e evite distrações. Uma técnica que estou utilizando diariamente é Pomodoro, que consiste em se focar totalmente na execução de alguma tarefa durante 25 minutos ininterruptos e fazer intervalos de 5 minutos a cada 25. Vale pesquisar sobre a técnica, ainda pretendo escrever sobre ela no O Desenvolvedor!

Tem mais dicas de produtividade: Compartilhe nos comentários!

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